Ticari elektronik ileti ve İYS: Bülten ve SMS izinlerini doğru yönetin
· PoolByte Technology
Kampanya duyurusu içeren bir e-posta, indirim kodu gönderen bir SMS veya satış amaçlı bir telefon araması, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamında ticari elektronik ileti sayılır. Bu iletileri gönderen işletmelerin alıcıdan izin alması ve bu izinleri İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydetmesi gerekir.
İYS; e-posta, mesaj ve arama kanalları için verilen izinlerin ve ret taleplerinin kaydedildiği ulusal sistemdir. Alıcılar izinlerini buradan görüntüleyip geri alabilir. Bu yüzden web sitenizdeki bülten formu, üyelik ekranı ve pazarlama listeniz İYS ile uyumlu çalışmalıdır. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuatın güncel hâlini ve işletmenize özel durumu mutlaka kontrol edin.
Hangi iletiler izne tabi?
İzin gerekip gerekmediğini belirleyen, iletinin amacıdır. Ürün veya hizmet tanıtımı, kampanya, indirim ve satışa yönlendiren içerikler ticari elektronik ileti sayılır. Buna karşılık sipariş onayı, kargo bildirimi, fatura ve ödeme hatırlatması, şifre sıfırlama veya mevcut hizmete ilişkin bakım duyurusu gibi bilgilendirme iletileri için ayrıca ticari ileti izni aranmaz.
Dikkat edilmesi gereken nokta karışık içeriklerdir. Bir sipariş onay e-postasının altına kampanya bandı eklemek, iletinin niteliğini değiştirebilir. Bilgilendirme şablonlarınızı tanıtım içeriğinden ayrı tutmak en güvenli yoldur.
Tacir ve esnafa yapılan gönderimler
Tacir ve esnaf olan alıcılara ticari elektronik ileti göndermek için önceden onay alınması zorunlu değildir. Ancak bu alıcılar da ret hakkını kullanabilir ve ret bildiriminden sonra gönderim yapılamaz. Bu adreslerin de İYS'ye kaydedilmesi gerekir.
Kurumsal bir alan adına ait olsa bile kişinin adını taşıyan bir e-posta adresinin bireysel alıcı olarak değerlendirilebileceğini unutmayın. Listeyi kurumsal ve bireysel diye ayırırken temkinli davranın.
İzni web sitesinde nasıl toplamalı?
Bülten veya kampanya izni, formdaki diğer onaylardan ayrı ve önceden işaretlenmemiş bir kutuyla alınmalıdır. Hangi kanal için izin istediğinizi açıkça yazın: yalnızca e-posta mı, yoksa SMS ve arama da mı? Kullanıcının kanal bazında seçim yapabilmesi hem şeffaflık sağlar hem de ret yönetimini kolaylaştırır.
Kişisel verilere ilişkin aydınlatma metni ile ticari ileti onayı aynı şey değildir. Aydınlatma metnine ayrıca bağlantı verin; bu konuyu KVKK uyumlu web sitesi rehberimizde ayrıntılı ele aldık.
Her onay için şu bilgileri kayıt altına alın:
- Onayın verildiği tarih ve saat.
- Onayın alındığı kaynak, örneğin form adı ve sayfa adresi.
- Kullanıcının gördüğü onay metninin sürümü.
- Onay verilen kanal ve iletişim adresi.
E-posta bülteninde kayıttan sonra doğrulama bağlantısı göndermek, yanlış yazılan veya başkasına ait adreslerin listeye girmesini de önler.
Onayları İYS ile eşitleyin
İYS dışında alınan onayları en geç üç iş günü içinde İYS'ye kaydedin. İYS'ye kaydedilmeyen onaylar geçersiz kabul edilir; onay gerektiren iletileri geçerli kayıt olmadan göndermeyin. Kullandığınız e-posta ya da SMS gönderim servisinin İYS entegrasyonu varsa, onayları otomatik aktarabilir ve gönderim öncesinde güncel izin durumunu kontrol edebilirsiniz.
Eşitleme iki yönlü düşünülmelidir. Alıcı ret talebini doğrudan İYS üzerinden de iletebilir; bu durumda kendi listenizde hâlâ "izinli" görünen bir kişiye gönderim yapma riski doğar. Gönderimden hemen önce İYS durumunu sorgulamak ya da sistemden gelen bildirimleri işleyen bir entegrasyon kurmak bu açığı kapatır. Bildirimlerin güvenilir işlenmesi için webhook entegrasyonu rehberindeki doğrulama ve tekrar deneme adımları işe yarar.
Ret hakkını her iletide kolaylaştırın
Her ticari elektronik iletide alıcının ret hakkını nasıl kullanacağı açıkça yer almalıdır. E-postalarda tek tıkla çalışan bir abonelikten çıkma bağlantısı, SMS'lerde ise ücretsiz ve basit bir ret yolu sunulmalıdır. Ret talebi geldiğinde pazarlama gönderimini durdurun ve kendinize iletilen ret bildirimini en geç üç iş günü içinde İYS'ye kaydedin. Operasyonel olarak ret alındığı anda gönderimi durdurmak, süre dolmasını beklememek daha güvenli bir uygulamadır.
İletide gönderenin kim olduğu ve nasıl ulaşılacağı da anlaşılır olmalıdır. Tanınmayan bir gönderici adı hem şikâyete yol açar hem de e-postalarınızın spam olarak işaretlenme ihtimalini artırır.
Teslim edilebilirliği de birlikte düşünün
İzinli bir liste, e-postaların gelen kutusuna ulaşacağını garanti etmez. Gönderim yaptığınız alan adında SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının doğru olması gerekir. Bu kayıtların kurulumunu SPF, DKIM ve DMARC rehberimizde bulabilirsiniz. Pazarlama gönderimlerini kurumsal yazışmalarınızdan ayrı bir gönderim servisi üzerinden yapmak da itibarınızı korur.
Sık sorulan sorular
Eski müşteri listeme kampanya e-postası gönderebilir miyim?
Listedeki kişilerden ne zaman, hangi metinle ve hangi kanal için izin alındığını belgeleyemiyorsanız bu listeyi ticari ileti için kullanmayın. Onay gerektiren gönderimler için web formu veya mevzuata uygun başka bir yöntemle önceden onay alın. Alıcının adresine ticari elektronik ileti göndererek ilk kez onay talep etmeyin. Tacir ve esnaf istisnasını, alıcının gerçek sıfatı ve İYS ret kaydıyla ayrıca değerlendirin.
Sipariş onay e-postası için izin gerekir mi?
Yalnızca siparişe ilişkin bilgi veren bir e-posta genellikle bilgilendirme iletisidir. İçine kampanya veya başka ürün tanıtımı eklendiğinde ticari ileti niteliği kazanabilir.